個人情報の取り扱いについて
2021年1月1日制定
2024年9月1日改訂
株式会社ピーオーテクノサービス（以下、「当社」といいます。）は、個人情報の保護の重要性を強く認識し、「個人情報の保護に関する法律」（以下、「個人情報保護法」といいます。）および関連する法令、ガイドライン等を遵守して以下の定めに基づき個人情報の適切な管理・利用等の取扱いを行います。
1. 安全管理体制
当社は、お預かりした個人情報（以下、「個人情報」といいます。）に関して、漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じ、正確かつ最新の内容を保つよう努めます。
個人情報の取扱いにあたっては、以下のとおり、第三者からの不正なアクセス・改ざん・漏洩・滅失または毀損等の防止等、個人情報の安全管理（情報セキュリティ対策）を徹底するために、必要かつ適切な措置を講じます。
(1) 基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、この「個人情報の取扱いについて」 を制定
(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について、個人情報に関する社内規程を策定
(3) 組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置
個人データを取り扱う就業者および当該就業者が取り扱う個人データの範囲を明確化
個人情報保護法や社内規程に違反している事実またはそのおそれを把握した場合の個人情報管理に関する責任者への報告、連絡体制を整備
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、適宜、監査部門等による監査を実施
(4) 人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する留意事項について、就業者に適宜研修を実施
個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則に記載
(5) 物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域において、就業者の入退室管理、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を実施
事業所内の移動を含め、個人情報を取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合において、容易に個人情報が漏えい等しないよう措置を実施
(6) 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、個人情報を取り扱うことができる担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
(7) 外的環境の把握
個人情報を外国で保管する場合、保管している外国については、その国における個人情報の保護に関する制度（以下リンクご参照）を把握した上で安全管理措置を実施
個人情報保護委員会HP「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」
2. 収集
当社は、適法かつ公正な手段によって個人情報の取得を行います。
3. 利用目的
当社の事業活動やサービス提供の過程で取得した個人情報を、以下の目的で利用します。
(1)当社のビルマネジメント事業（統括管理、清掃、設備管理、保安警備等）、プロパティマネジメント事業、 建物や設備等のリニューアル事業、人材派遣事業、物販・引越事業等のお客様への各種サービスの提供、これらに関連するお取引、付随する業務の履行等のため。また、これらに必要な連絡・相談・報告等を行うため
(2)顧客台帳の作成、営業資料の送付を行うため
(3)当社のサービス、企画等の電話・ＤＭ等による各種ご案内や、アンケート実施等を行うため
就業者および採用応募者の個人情報に関しては、以下の目的で利用します。
(1)就業者の個人情報：評価・処遇および福利厚生等の人事労務管理、報酬の支払、研修、雇用管理等のため
(2)採用応募者の個人情報：採用業務、内定者管理、採用活動の改善等を行うため
4. 第三者への個人情報の提供
当社は、法令が認める場合を除くほか、ご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。
5. 委託
当社は、お客様等へのお知らせの発送関連業務や、採用関連業務、人事労務管理に関わる業務等を第三者に委託することがあります。この場合、当社は、個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
6. 個人情報の共同利用
当社は、以下のとおり、お客様の個人情報を共同利用させていただきます。
(1) 共同利用する者の範囲
株式会社ポーラ・オルビスホールディングス、その国内連結子会社および国内関係会社
(2) 共同利用する者の利用目的
①当社または共同して利用する会社が、お客様とのお取引やお客様向けサービス等を適切かつ円滑に履行するため
②当社または共同して利用する会社のマーケティングや販売等での分析、商品、サービス、キャンペーン等の改善、研究や開発等のため
③当社または共同して利用する会社の提供する商品、サービス、キャンペーン等について、お客様からのお問合せ、ご利用申込み、その他お申し出があった場合に担当会社へ伝達・引き継ぎ等を行うため
④当社または共同して利用する会社が行う広告表示、商品、サービス、キャンペーン等に関するご案内、アンケート等を実施するため
⑤上記各号に加え、本項(3)に記載のお客様の情報を分析して、以下の目的で利用するため
お客様の趣味・嗜好等に応じた当社または共同して利用する会社の商品、サービス、キャンペーン等を研究・開発するため
お客様の趣味・嗜好等に応じた商品、サービス、キャンペーン等の各種ご案内を行うため
⑥ポーラ・オルビスグループの経営管理および内部管理のため
(3) 共同して利用される個人情報の項目
氏名、生年月日、住所やお届け先情報、電話番号、Eメ－ルアドレス、性別、商品・サービス等のお取引内容やご利用履歴、アンケート結果、趣味・嗜好情報、ご意見・ご相談内容、接客に関する内容、肌分析等に関する内容、インターネットその他の電子的ネットワークにおける行動情報等
(4) 共同利用する個人データの管理について責任を有する者
各個人データを原取得した会社。住所および代表者は、当社が原取得した会社の場合においては、末尾記載のとおりです。
当社以外の会社が原取得者である場合の管理責任者についての情報は、当該会社の公式ホームページの個人情報にかかる公表事項をご参照下さい。
7. 仮名加工情報の利用
当社は、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように加工した仮名加工情報を作成し、当社の商品・サービス等の改善、研究、開発等の目的で分析して利用します。
また、当社は、以下のとおり、仮名加工情報を共同利用させていただきます。
(1) 共同利用する者の範囲
上記6(1)と同じ
(2) 共同利用する者の利用目的
共同利用を行う各社における商品、サービス、キャンペーン等の改善、研究、開発等のための分析
(3) 共同して利用される個人に関する情報の項目
上記6(3)で記載した項目のうち、氏名以外の項目（氏名以外の情報についても個人情報保護法に基づき削除、置き換え等の加工が必要なものがある場合は適切に加工を行います）
(4) 共同利用する仮名加工情報である個人データの管理について責任を有する者
上記6(4)と同じ
8. 個人情報の開示・訂正・利用停止など
当社は、本人が自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止、消去等を要求された場合は、法令上の拒否事由に該当する場合を除き、速やかに対応致します。
開示・訂正・利用停止等に関するお問い合わせ、また個人情報の取扱いに関するご質問、苦情等につきましては、以下の電話番号、もしくはEメールよりご連絡くださいますようお願い致します。
窓口
株式会社ピーオーテクノサービス 経営管理室
TEL：03-3779-2788
電話受付時間：10 : 00～17 : 00（土・日・祝日を含む当社所定の休業日を除きます）
E-mail：webmaster@po-technoservice.co.jp
9. 個人情報の保管期間と消去
個人情報は、当社が必要であると判断した期間、適切に保管・管理させていただき、期間終了後、復元不可能な方法にて安全に消去させて頂きます。
10. 法令遵守と取扱いの改善・改良
個人情報の取扱いにあたっては、個人情報保護法およびその他の適用される日本国法令を遵守すると共に、継続的な見直しを行い、安全管理措置の改善・改良に努めます。
以上
株式会社ピーオーテクノサービス
東京都品川区西五反田二丁目2番10号
代表取締役 武藤 和博