管理員の仕事紹介
「お客様目線に立った魅力溢れる最前線」で働くということです。
まずは、日々の業務を「誠実」に行うことが基本です。入社時の新人研修はもちろんのこと、その後も年４回程度の定期的な集合研修を実施するなど、サポート体制も充実しています。
受付業務
・ご入居者、外来者への対応
・各種届出書類の受付と管理報告
・引越、配送業者等に対する指示
巡回点検業務
・建物、設備及び諸施設の外観目視点検
・設備、照明類の作動状況の確認（管球交換含む）
・水道メーター等の検針
清掃業務
・日常清掃
・植栽の散水、除草、落ち葉の処理
・ゴミ出しとゴミ置場の整理
立会業務
・保守点検や修繕実施時の立会
・ごみ搬出時の立会
・災害、事故処理の立会
報告連絡業務
・管理組合文書の作成と配布又は掲示
・各種届出、点検結果、立会結果の報告
・災害、事故等発生時の連絡、報告
管理運営補助業務
・管理組合運営業務の補助
管理員の一日
8：00 ゴミ収集に備えて、ゴミ置き場で仕分け作業、ゴミ出し
9：30 ゴミ収集後のゴミ置き場清掃
10：00 植栽の水やり、
10：30 敷地内駐車場の清掃、駐輪場整頓
12：00 昼食
13：00 エントランスホール清掃
１～５階のエレベーターホール・廊下・階段清掃
建物内巡回・点検
廊下天井の電球交換
16：00 来客対応、ご入居者とのコミュニケーション
16：45 日報作成
17：00 業務終了
ゴミ出し
きちんと分別されずに出されているゴミもあります。分別ルールに沿ったゴミ出しのため、そのゴミを仕分けることも大切なお仕事。また、ゴミ収集後はゴミ置場の清掃もします。ゴミ置場を清潔にすることで、いやな臭いと害虫の発生を防ぎ、快適な環境を保つことができます。
清掃業務
マンションの規模によって、清掃専門スタッフがいらっしゃる場合もありますが、管理員が清掃業務も兼ねているマンションも多くあります。
清掃の範囲や部位
(１)建物内の床・壁・ガラス・手すり
①エントランスホール、集合郵便受け回り
②各階の廊下・階段・エレベーターホール
③ゴミ置場
(２)敷地内
①駐車場・車路
②駐輪場
③植栽 など
清掃方法
(１)掃除機やほうき・モップで、ほこりやゴミを取り除く
(２)雑巾で、オートドア周りのガラス部分や手すり、エレベーター扉・ボタンを拭く
(３)エントランス前等に水をまく
巡回業務
建物内や敷地内に不審な人物がいないか、危険物はないか、落し物はないか、電球が球切れしていないか、設備に不具合はないか等、点検も行いながら巡回します。また、廊下やエントランスなどの照明が切れていないか、設定した時間に点灯・消灯するか、エレベーターや自動ドアはきちんと動くかなど点検します。万一の時のための消防設備の点検も大切なことです。
立会業務
マンション管理に関わるさまざまな業務の立ち合い。
エレベーターやエントランスの自動ドアなどの共用設備の保守・点検の立会いや、修理・補修工事の立ち合いなどです。お引越しの日には現場に立ち合い、引っ越し業者への指示や建物に破損・汚れがないか確認作業を行うこともあります。
受付業務
キッズルームやゲストルームなどの共用施設を管理し、利用申込者の受付・管理などを行います。大規模マンションの場合には、コンシェルジュが上記業務を行う場合もあります。
駐車場・駐輪場の使用申込の受付や入退去届けを受理するのも大事な仕事です。不審な人がマンションの中に入らないように、宅配便、訪問ヘルパーなど外来者の窓口にもなります。
「騒音がしてうるさい」「不法駐車があって車を出せない」など、ご入居者からの要望や苦情なども受付します。
来客応対
お部屋の設備が古くなったり、お好みの間取りに変えるため、お住まいをリフォームされることもよくあります。工事開始前にリフォーム業者が、材料の運搬ルートや廊下・エレベーターの養生の仕方や範囲、工事スケジュール等の確認に訪れた際に、お打ち合わせをしていただくことがあります。
報告業務
マンション内ではさまざまな報告業務が発生します。
点検結果や立会結果等の報告のほか、住民に広く知ってほしい注意事項、緊急時の連絡、苦情、マンション管理組合からのお知らせなど、それらを示した文書の配布や掲示などを行います。そのほか、日誌に日常業務の実施結果なども記録します。
ご入居者に喜ばれた事例
①お子様にも親御様にも大好評
趣味の天体観測を活かし、マンションに住むお子様たちと一緒に、夏休みの自由研究の課題のため、マンション屋上の展望スペースにて、自らが持参した自前の天体望遠鏡を使って、星空や月の写真撮影などを行いました。お子様にも親御様にも大好評でした。
②普段の何気ない会話から生まれた機転の利く行動
いつも世間話をしているご入居者様が２日間ほど姿を見ておらず、旅行に行くとも聞いていなかったため気になり、インターホンで呼び出しても応答なく、郵便受にも新聞が溜まっていたことから、お届けいただいている緊急連絡先のご子息に連絡しご入室されたところ、具合を悪くして動けない状態になっており、緊急搬送されて一命を取り留めることができました。普段の何気ない会話から生まれた機転の利く行動でした。
管理員はサービス業
管理員の業務は、基本的に建物や設備の管理を行うことですが、ご入居者の方との良好なコミュニケーションも大切な仕事です。こちらのマンションの管理員は、ご入居者の方とのコミュニケーションを良好に保つため、
① 挨拶を積極的にして、お住い方に声をかける
② 子どもを大事にする
等のことを行って、高くご評価をいただいている管理員も多くいます。
お子さまに「おはよう」、「おかえり」、「今日も元気だね」など声をかけ仲良くなることで、お母様ともお話がしやすくなる秘訣を持つ管理員がいます。日々の小さな積み重ねが大切で、毎日笑顔で接すること、挨拶をすることで良好な人間関係を築くことができ、仕事へのモチベーションアップにもつながっているようです。
管理員の仕事は、ただ清掃や巡回、与えられた仕事をするだけではなく、管理員自らが考えて行動し、良好な人間関係を作ることで、良いサービスにつながるものです。
管理員のお仕事は表立って存在はアピールしないものの、ご入居者が安全・快適に暮らせるように裏方に徹するものです。落ち着きのあるミドルやシニアの対応は住まう人に安心感を与えるため、中高年に適した仕事とも言えると当社では考えています。